كتابة تقارير ادارية

 

صورة-1

 



تصميم التقرير الادارى ربما يختلف من تقرير لاخر ، بيد ان هنالك عناصر اساسيه للتقرير الادارى التي لابد من تواجدها ، بعض هذة العناصر لا يستعمل فحاله التقارير الاداريه القصيره لعدم و جود الحاجه اليها ، من المفيد معرفه هذة العناصر و كيفية كتابتها و فائدتها ، و هذة العناصر لا علاقه لها بلغه التقرير فهى تستعمل باللغات المختلفه ، هذة المقاله تناقش المقال من منظور عام و لكن فبعض المنظمات يصبح هنالك متطلبات محدده فتصميم التقرير الادارى ربما تختلف عما هو مذكور هنا بالتالي يفترض الالتزام بتلك المتطلبات .

ما هى عناصر التقرير الاداريه الاساسيه ؟

الغلاف :


فحاله تقارير العمل الاداريه المعتاده ربما لا يوضع غلاف اصلا نتيجه ان تداول التقرير لن يصبح عمليه مستمره مدة طويله و غالبا ما يحتفظ بالتقرير فملف و بالتالي لا يصبح هنالك خوف من تلف التقرير ، ربما يستعمل غلاف بلاستيك لتقارير العمل الكبيره جدا جدا او التي سيتم حفظها مدة طويله بشكل منفصل -اى لن يتم حفظها داخل ملف مع تقارير اخرى- و ربما يستعمل ايضا الغلاف السميك فمثل هذة الحالات ، فمثلا تقرير الزيارات اليوميه سيصبح بدون غلاف ، تقرير الاعمال السنويه او الخطه السنويه ربما يوضع له غلاف بلاستيكى ، بالطبع فحاله التقارير الالكترونيه لن يصبح هنالك غلاف .

فى حاله استعمال غلاف فلابد ان يصبح من الممكن التعرف علي بيانات التقرير الاساسيه من الغلاف بدون الحاجه لفتح التقرير ؛ بمعني انك يمكنك معرفه عنوان التقرير و اسم الشخص او الجهه التي اعدتة و تاريخ اصدارة او اعدادة .

فى حاله استعمال غلاف سميك فسيصبح لزاما ان تكتب هذة البيانات علي الغلاف الخارجى ، و فحاله استعمال غلاف بلاستيك شفاف فسيصبح من الممكن رؤيه صفحه العنوان -التى تلى الغلاف ، و فحاله عدم و جود غلاف فان اول صفحه مرئيه تكون صفحه العنوان و بالتالي يتم التعرف علي اسم التقرير من هذة الصفحة

صفحه العنوان :


صفحه العنوان هى اول صفحه من صفحات التقرير الادارى الضخم و هذة الصفحه تمكننا من معرفه معلومات اساسيه عن التقرير بسرعة. لذا فان صفحه العنوان لابد و ان تحتوى علي : ” عنوان التقرير اسم معد التقرير و ظيفه معد التقرير اسم المنظمه التي صدر منها ذلك التقرير تاريخ اصدار التقرير .

اما تقارير العمل القصيره -اى المكونه من صفحه او صفحتين او ثلاث – لا يوضع صفحه للعنوان و انما توضع هذة البيانات فاعلي الصفحه الاولي و هذا لان التقرير قصير و لا داعى لاضافه صفحه كامله للعنوان ، محتويات صفحه العنوان لابد من و جودها فاى تقرير سواء و ضعت فصفحه مستقله او فالصفحه الاولي .

الملخص :

الملخص كما هو و اضح من الاسم هو ملخص لما يحتوية التقرير الادارى ، و للملخص و ظيفتان

اولا : ان يعلم قارئ التقرير ان كان يحتاج ان يقرا ذلك التقرير ام لا .

ثانيا : ان يعرف القارئ المعلومات الاساسيه جدا جدا فالتقرير كطبيعه الزيارات التي نفذت و النتائج (الاستنتاجات) و التوصيات و بالتالي ربما يكتفى بة عن قراءه باقى التقرير او يقرر قراءه جزء محدد من التقرير .

الملخص ربما يوضع فصفحه العنوان اذا كان قصيرا لان ذلك يساعد القارئ علي الاطلاع علية سريعا. اما فحاله التقارير الطويله التي يصبح بها الملخص فصفحه منفصله فالبعض يفضل و ضع الملخص بعد صفحه العنوان و البعض يفضل و ضعة بعد جداول المحتويات و قوائم الجداول و الاشكال و الرموز اي و ضعة قبل المقدمة. فحاله عدم و جود تفضيل لدي الجهه التي يقدم لها التقرير فمن الاروع و ضع الملخص بعد صفحه العنوان مباشره لانة ليس هنالك اسباب لان يقوم القارئ بتقليب صفحات جداول المحتويات و قوائم الاشكال لكى يصل الي الملخص الذي ربما يعرف منة انه لا يحتاج قراءه التقرير او ربما يستغنى بما فالملخص عن قراءه التقرير .

يوجد نوعان من الملخصات: الملخص المعلوماتى و الملخص الوصفي. الملخص المعلوماتى هو الذي تحدثنا عنه. الملخص الوصفى يعطى فكره سريعه عن ما يحتوية التقرير و لكنة لا يلخص البحث نفسة و لا يوضح النتائج. الملخص المعلوماتى يستعمل اكثر من الملخص الوصفى و لكن ربما تجد بعض المجلات العلميه التي تستعمل الملخص الوصفى .

جدول المحتويات :

جدول المحتويات هو جدول يوضح رقم الصفحه التي يبدا فيها جميع قسم من اقسام التقرير بحيث يصبح من السهل الوصول الي اقسام معينه مباشرة. جدول المحتويات يوضح ايضا للقارئ الاقسام المختلفه للتقرير. جدول المحتويات يحتوى اسماء اقسام او فصول البحث او التقرير كما هى مكتوبه داخل التقرير. ينبغى اتباع اسلوب ثابت فعرض الاقسام الفرعيه او العناوين الفرعيه فجدول المحتويات

جدول المحتويات لا يستعمل عاده فالتقارير القصيره لانة فهذة الحاله يصبح تصفح التقرير امرا سهلا .

قائمه الاشكال :

عندما يحتوى التقرير علي عدد كبير من الاشكال التوضيحيه (خمسه او اكثر) يصبح من المفضل و ضع قائمه خاصه للاشكال. قائمه الاشكال مشابهه لجدول المحتويات غير انها توضح رقم الصفحه الموجود فيها جميع شكل

قائمه الجداول :

قائمه الجداول مشابهه تماما لقائمه الاشكال و لكنها توضح رقم الصفحه الموجود فيها جميع جدول. احيانا يتم و ضع القائمتين فنفس الصفحه تحت مسمى


قائمه الاشكال و الجداول .

قائمه الجداول و الاشكال تساعدان علي الوصول الي جدول ما او شكل ما بسرعه بدلا من تصفح التقرير او جزء منة للوصول الي شكل ما او جدول ما ، و هى مطلوبه غالبا فتقارير العمل الطويله و التي ربما تستعمل مدة طويله كدراسات الجدوي و التخطيط الاستراتيجى و ما الي ذلك

قائمه الرموز او قائمه المصطلحات :

قائمه الرموز تستعمل فالتقارير الاداريه التي تحتوى علي العديد من الرموز كاستعمال “س” للتعبير عن السرعه و “م” للتعبير عن المسافه و كذا ، و خاصه فحاله التعامل مع مؤسسات اخري .

المقدمه :

المقدمه يجب ان توضح ثلاثه حاجات و هي: مقال التقرير و خلفيته، الهدف من التقرير ، حدود التقرير. ممكن ان تشتمل المقدمه كذلك علي شرح موجز لاقسام التقرير ، المقدمه لا تحتوى علي اي نتائج او توصيات او تفاصيل التقرير فالمقدمه لابد ان تكون قصيره بالنسبه لحجم التقرير فمثلا ربما يصبح طول المقدمه فحدود 3% من طول التقرير. فالتقارير المكونه من عشرات الصفحات ربما تكون المقدمه بها صفحه او اثنتين، و التقارير المكونه من ثلاثه او اربعه صفحات تكون مقدمتها بضعه اسطر

قلب التقرير :

قلب التقرير هو اكبر عناصر التقرير و هو يتكون عاده من عده اجزاء او اقسام. لاحظ انه لا يوضع عنوان باسم “قلب التقرير” و انما هو مصطلح مستعمل هنا لتسميه الاجزاء الوسطي فالتقرير. قلب التقرير يشرح المقال بشيء من التفصيل و يوضح ما تم فعلة لحل المشكله و يوضح ايضا النتائج و تحليلها. اقسام قلب التقرير تختلف حسب طبيعه التقرير ، تقارير العمل التي تشرح ما تم عملة لحل مشكله او تحسين شيء ما تتضمن: ” شرح المشكله بالتفصيل الخطوات التي تم اتباعها نتائج هذة الخطوات و مدلولاتها” .

الاستنتاجات او التوصيات :

الاستنتاجات هى المعلومات التي استنبطناها من بيانات التقرير. ذلك القسم لابد ان يحتوى الاجابه علي السؤال الاساسى التقرير و ان تكون الاجابه نابعه من اجراءات العمل. فمثلا التقارير الاداريه ربما توضح تحسن الاداء او و جود فرص للاستثمار فصناعه ما . ينبغى الا تحتوى الاستنتاجات بيانات لم يتم ذكرها فالتقرير او استنتاجات ليست نابعه من نتائج التقرير .

التوصيات هى الحاجات التي نوصى بان يتم اجراؤها بناء علي ما استفدناة و استنتجناة من التقرير. فمثلا التقرير الذي يوضح خطه استراتيجيه ينتهى بتوصيه باتباع استراتيجيه من الاستراتيجيات التي عرضت فالتقرير ، و التقرير الذي يقترح حلا لمشكله يجب ان ينتهى بتوصيه بتنفيذ احد الحلول .


توثيق مصدر المقال


تلتزم مهارات النجاح للتنميه البشريه بحمايه حقوق المؤلفين و كتاب

  • تقارير إدارية
  • تقارير ادارية مكتوبة


كتابة تقارير ادارية