بحث حول نظام المعلومات

 

نظم المعلوماتInformation Systems


يسمي النظام الذي يعالج البيانات Data و يحولها الي معلومات Information و يزود فيها المستفيدين نظام معلومات، و تستعمل مخرجات ذلك النظام و هى المعلومات لاتخاذ القرارات و عمليات التنظيم و التحكم داخل المؤسسة. و عليه، يمكننا تصور نظام المعلومات علي انه مكون من الانسان و الحاسوب و البيانات و البرمجيات المستخدمه فمعالجتها بهدف امداد المؤسسه بالمعلومات اللازمه لها عند الحاجة. و يتصورة اخرون علي انه مكون مما يلي:


1 المدخلات Input و هى البيانات .


2- المعاجله ( العمليات ) Processing . و تتكون من جهاز الحاسوب نفسة و البرمجيات المستخدمه فمعالجه البيانات و المفات و الاشخاص.


3- المخرجات Output و هى المعلومات Information


نظريه النظم Systems Theory


تعنى نظريه النظم بتحديد مجموعه من العناصر و ايجاد نوع من العلاقات بينها. و تتمثل هذة العناصر بما يلي:


اولا: النظام و مكوناتة System and its Componests


يعرف النظام، كما ذكر سابقا، بانة ” مجموعه من العناصر المرتبطه معا ضمن نظام اتصال معين لتحقيق هدف او اهداف معينة. و ان هنالك نظما كليه و نظما فرعية. و تتكون و حدات النظام من و حدات الادخال و وحدات المعالجه و وحدات الاخراج التي تعمل معا لتشكل و ظيفه كليه للنظام.


ثانيا: بيئه النظام Systen Environment


تعد طبيعه بيئه النظام الداخليه و الخارجيه و مدي تفاعل النظام مع هذة البيئه من اهم العوامل المؤثره علي نجاحة و تحقيقة لاهدافة المرسومة. اذ تتخذ اهداف النظام تبعا لطبيعه التفاعل الناشيء بين النظام و بيئته.


ثالثا: مستعملو النظام User


و هم مجموعه المستفيدين ( اشخاص و دوائر و هيئات ) من الوظائف النهائيه للنظام. و يقسم هؤلاء الي قسمين هما:


ا) مستعملو النظام داخليا:


و هم مجموعه الاشخاص و الجهات المستفيده من و ظائف النظام داخل المؤسسه التي يعمل بها النظام ( مثال: الموظفون، و الاقسام، و الدوائر، و مشغلو النظام، و القائمون علي صيانه النظام و تجديدة و تشغيلة ، و غيرهم ).


ب) مستعملو النظام خارجيا:


و هم مجموعه المستفيدين ( اشخاص و دوائر و هيئات ) من خدمات النظام خارج المؤسسه التي يعمل بها النظام. (امثلة: مؤسسه الضمان الاجتماعي، ديوان المحاسبه ).


رابعا دوره حياة النظام Life Cycle


لكل نظام دوره حياة، تبدا من تاريخ محدد و تنتهى كليا او جزئيا فتاريخ محدد و ممكن تلخيص مراحل هذة الدوره و التي سناتى علي ذكرها بشيء من التفصيل لاحقا بالاتي:


1- الشعور بمشكلات النظام القديم و ضروره احلال النظام الجديد محله.


2- تحديد اهداف النظام الجديد.


3- الدراسه الاوليه للنظام الجديد.


4- دراسه الجدوي الاقتصاديه للنظام الجديد و اعتمادها.


5- جمع البيانات و تحليلها ( مدخلات، اجراءات، مخرجات، و تغذيه راجعه ).


6- تصميم النظام.


7- فحص النظام.


8- تطبيق النظام و صيانتة ( و تشمل تدريب العاملين علي النظام ).


9- توثيق النظام.


نظم المكتبات و مؤسسات المعلومات المبنيه علي الحاسوب:


تتكون المكتبه او مركز المعلومات عاده من اجزاء منفصله من الناحيه الشكليه الا انها متصله و ظيفيا تعرف بالنظم. و يختلف النظام المكتبى التقليدى عن النظام المحوسب فان النظام التقليدى يعتمد اعتمادا كاملا علي العمل اليدوى الذي يقوم بة الافراد، اما اذا استعمل الحاسوب فتنفيذ بعض او جميع العمليات المكتبيه فيعرف النظام بانة نظام مبنى علي الحاسوب.


و يعرف النظام هنا بانة ” تفاعل منظم يتكون من الانسان و المعلومات و مصادرها و الحاسوب و البرمجيات المستخدمه المرتبطه معا لتحقيق غايات و اهداف معينه ” فالحاسوب هو مجرد اله او اداه تساعد المكتب علي تاديه اعمال مختلفه و معقده باقل كلفه و لكن بدقه اكبر و بسرعه فائقه تزيد عن دقه النظم التقليديه و سرعتها.


و ربما يشتمل جميع نظام مكتب علي عدد من النظم الصغيره تعرف باسم النظم الفرعيه (Sub-Systems) فقد تشتمل المكتبه الجديدة (نظام كلي) علي نظم فرعيه للخدمات الفنية، و الخدمات العامة، و الانتاج، و تسويق المعلومات ، و العلاقات العامة، و الماليه و غيرها . و يقسم جميع نظام فرعى من النظم السابقه الي نظم اخري فرعية، فقد يشتمل النظام الفرعى للخدمات الفنيه مثلا علي نظم اصغر كنظام تنميه مصادر المعلومات، و نظام الفهرسه و التصنيف. و ينتج عن ذلك التقسيم مستوي احدث من النظم تقسم بدورها الي نظم اصغر. فعلي سبيل المثال ، ربما يشتمل نظام تنميه مصادر المعلومات علي نظم فرعيه خاصه بمجتمع المستفيدين، و بالتزويد، و بتقييم المصادر، و بتنقيتها. و تستمر عمليه تقسيم هذة النظم الفرعيه الي نظم صغيره كلما امكن ذلك.


مفهوم انظمه المعلومات الادارية:


هنالك تعريفات مختلفه لنظام المعلومات الادارى نذكر منها ما يلي:


النظام الذي يتولي تزويد الاداره بالمعلومات الدقيقه و الوافيه اللازمه لها لاتخاذ القرار، فالوقت و المكان المناسبين.


توليفه من الافراد و الاجهزه التي تتولي عمليات جمع و معالجه و خزن البيانات و استرجاعها بغيه تقليل حاله عدم التاكد عند اتخاذ القرارات، و هذا من اثناء تلبيه حاجه المديرين من المعلومات اللازمه و الضروريه فالمجال.


مجموعه من العناصر البشريه و التكنولوجيه لجمع البيانات و تشغيلها طبقا لقواعد و اجراءات محدده بغرض تحويلها الي معلومات تساعد الاداره فالتخطيط و التنظيم و الرقابه و التقييم و اتخاذ القرارات.


كيفية منظمه لتجهيز المعلومات عن ما ضى و حاضر و مستقبل العمليات الداخليه و استكشاف المتغيرات الخارجيه للبيئة.


و بناء علي هذة التعريفات ممكن ايراد التعريف الشامل الاتي لنظام المعلومات الادارى فالمكتبه او مركز المعلومات ” هو نظام متكامل يتكون من مجموعه الافراد و الاجهزه و الاجراءات و الانظمه الفرعيه للمعلومات ، و هذا بغرض تزويد الاداره بكل ما تحتاجة من معلومات دقيقه و كافيه عن الانشطه الدقيقه للمكتبه او مركز المعلومات، و من اجل انجاز الوظائف الاداريه من تخطيط و تنظيم و توجية و رقابه و اتخاذ قرارات كفوءه و فعالة. ”


مما سبق، ممكن استخلاص مجموعه من النقاط الاساسيه المتعلقه بمفهوم نظام المعلومات الاداري، و هي:


انه نظام معلومات مبنى علي الحاسوب فادخال البيانات و معالجتها و تحويلها الي معلومات تفيد متخذى القرارات فالمكتبه او مركز المعلومات.


انه نظام متكامل يربط بين انظمه فرعيه و ظيفيه مختلفه فالمكتبه او مركز المعلومات كنظام الانتاج، و نظام التسويق، و نظام الخدمات، و نظام المالية، و نظام اداره الافراد، و غيرها.


انه نظام يدعم و ظائف التخطيط و التنظيم و التوجية و الرقابه فالمكتبه او مركز المعلومات.


انه نظام يساعد اداره المكتبه او مركز المعلومات فاتخاذ القرارات و حل المشكلات.


انه نظام يقدم للاداره معلومات عن ما ضى و حاضر المكتبه او مركز المعلومات و يتنبا بالمستقبل.


انه نظام يصف العمليات و الانشطه الداخليه للمكتبه او لمركز المعلومات و يقارنها بالمعايير الموضوعة، و يخرج المجالات التي تحتاج الي تعديل او تحسين.


انه نظام يوفر معلومات دقيقه و شامله عن البيئه الخارجيه للمكتبه او مركز المعلومات ، اذ يرصد الاحداث و الفرص فهذة البيئه التي ممكن ان يؤثر علي مستقبل المكتبه او مركز المعلومات او علي عملياتهما الداخلية.


انه نظام يوفر المعلومات (المخرجات) فشكل تقارير دوريه او تقارير خاصة، و مخرجات نماذج رياضيه و احصائيه يستعملها مدير المكتبه او مركز المعلومات فحل المشكلات و اتخاذ القرارات.


و نخلص الحديث بالقول ان نظم المعلومات الاداريه هى فالواقع حقل مشتق من جمله تخصصات و تطبيقات مختلفه ساهمت بقدر او باخر فتطورة و نمو و ازدهار تطبيقاتة فمنظمات الاعمال و المؤسسات الاقتصاديه المختلفة. فنظم المعلومات الاداريه مزيج من معطيات علم الحاسوب و تكنولوجيا المعلومات، و بحوث العمليات، و الرياضيات، و نظريه الاداره و التنظيم، و السلوك التنظيمي، و الاقتصاد و تقنيات الاتصالات.


سبب الاهتمام بنظم المعلومات الاداريه فالمكتبات و مراكز المعلومات:


اصبحت نظم المعلومات الاداريه مهمه و ضروريه جدا جدا للمكتبات و مراكز المعلومات فالوقت الحاضر، و هذا لاسباب الاتية:


1- تضخم حجم المكتبات و مراكز المعلومات، و زياده عدد و جداتها التنظيميه علي نحو لم يعد مكثف فالمكتبات و مراكز المعلومات، اذ تعد هذة التكنولوجيا احد العناصر الاساسيه المكونه لنظام المعلومات الادارى الحديث.


2- التطور المتلاحق فتكنولوجيا المعلومات و الاتصالات, و استخدام هذة التكنولوجيا علي نحو مكثف فالمكتبات و مراكز المعلومات، اذ تعد هذة التكنولوجيا احد العناصر الاساسيه المكونه لنظام المعلومات الادارى الحديث.


3- زياده التعقيد فمهام و وظائف اداره المكتبات او مراكز المعلومات، نتيجه لتاثير المكتبه او مركز المعلومات بالتغيرات السياسيه و الثقافيه و الاقتصاديه و الاجتماعيه و القانونيه و التكنولوجية، و غيرها فالبيئه الخارجيه علي الصعيدين المحلى و الدولى و ما يواكبة من تعقيد فعمليه اتخاذ القرار. لذلك، لابد لمديرى المكتبات و مراكز المعلومات كمتخذى قرارات استعمال و سائل و نظم حديثة تساعدهم فاتخاذ القرار و تمدهم بالمعلومات اللازمه لذلك.


4- احتدام المنافسه بين المكتبات و مراكز المعلومات فمجالات كثير كتنوع المنتجات ، و غيرها مما يستدعى المديرين الي و جوب مواجهه منافسيهم، من حيث سرعه اتخاذ القرارات، و حل المشكلات، و استشعار مجالات تحسين الاداء العام.


5- زياده اهميه المعلومات و قيمتها فالمكتبات و مراكز المعلومات، علي اعتبار انها مورد استراتيجى ، و انها الاساس فالتقدم و التطور و البقاء و الاستمراريه و زياده الانتاجية. ان معالجه المعلومات و تحليلها هى و ظيفه حديثة لاداره المكتبه او مركز المعلومات، و بعد احدث من ابعاد العمليه الادارية. ذلك الوظيفه فرضتها تطبيقات انظمه الحاسوب و تكنولوجيا المعلومات الاخري فمختلف النظم الوظيفيه للمكتبه او مركز المعلومات من انتاج، و تسويق، و خدمات، و شؤون ما لية، و غيرها.


اذا، فالتحدى الذي تواجهة المكتبات و مراكز المعلومات فالوقت الحاضر يكمن فطريقة الافاده من تكنولوجيا المعلومات فتصميم نظم اداريه تمكنها من المنافسة، و من ملاحقه التغيرات البيئية، و تحقيق الكفاءه الانتاجية.


المكونات الاساسيه لنظام المعلومات الادارى المحوسب:


يتكون نظام المعلومات الادارى المحوسب فالمكتبات و مراكز المعلومات من المكونات الرئيسه الاتية:


اولا: المدخلات Inputs :


المدخلات عباره عن البيانات الخام التي يتم ادخالها فالحاسوب لمعالجتها و انتاج معلومات جديدة. و ربما تكون هذة البيانات خاصه بالافراد او الخدمات او الانتاج او العلاقات العامه او تسويق المعلومات، و غيرها. و من الجدير بالذكر انه يجب ان لا يدخل فالحاسوب الا البيانات اللازمه و الضرورية.


و يجب تصميم نظام المعلومات الادارى المحوسب بحيث لا تجمع البيانات و تدخل اكثر من مره و احدة. اما عمليه تنظيم البيانات قبل ادخالها فالحاسوب فهى ضروريه لاسترجاع المعلومات عند الحاجه اليها.


ثانيا: الاجهزه Hardware:


و هى عباره عن الحواسيب نفسها و الاجهزه الاخري الملحقه فيها التي تعمل علي استقبال البيانات و تخزينها و معالجتها و اخراج النتائج.


ثالثا: البرمجيات Software :


من المعلوم ان الحاسب جهاز مبرمج. و البرنامج هو ” مجموعه الاوامر و التعليمات الموجهه للحاسوب لمعالجه البيانات ( المدخلات ) المخزنه فية بالكيفية المناسبه لتحقيق الاهداف المطلوبه ( المخرجات ). ” و هنالك نوعيات متعدده من البرمجيات كبرامج النظام ( System Software )، و برامج التطبيقات


(plication Systems)، و برامج تطوير النظام (System Development Software )، و برامج المستفيد النهائى ( User Software – End) .


رابعا: قاعده البيانات Data Base:


يجب ان يصبح لدي المكتبه او مركز المعلومات مصدر موحد و منظم يشتمل علي كل المعلومات اللازمه لنظام المعلومات الادارى المحوسب. و تنظيم البيانات فنظام الحاسوب بصوره هرم يبدا من اصغر عنصر فقاعده البيانات و هو البت (Bit) بعدها البايت (Byte ) ، و الحقول، و السجلات، و الملفات التي تشكل بمجموعها قاعده البيانات. و تعرف قاعده البيانات بانها ” اسلوب تنظيم البيانات فشكل ملف رئيس يتيح التعامل مع البيانات بكيفية شموليه تلبى الاشياء المختلفه للمستفيدين و متخذى القرار.” و تتم اداره موارد البيانات و قواعد البيانات من اثناء حزم برمجيات متطوره تسمي نظام اداره قواعد البيانات (DBMS) . و تقوم اداره قواعد البيانات بمهام التنسيق بين قواعد البيانات و المحافظه علي مواردها و تنفيذ اجراءات الحمايه و الامن المعلوماتي.


خامسا: الاجراءات Procedures :


تعرف الاجراءات بانها ” مجموعه التعليمات و الاوامر التفصيليه و الخطوات الواجب اتباعها لتنفيذ البرنامج المطلوب. ” و تشمل النواحى المتعلقه بطريقة تشغيل الحاسوب و كيفية ادخال البيانات و ادامتها و استرجاعها و اسماء الملفات و البرامج و تصنيف المخرجات و طرق توزيعها .. الخ.


سادسا: الافراد Personnel :


الافراد هم مجموعه الاشخاص الذين يتولون تصميم البرامج و اعدادها و تحديد البيانات و ترميزها و ادخالها و امنها و تشغيل الحاسوب و اداره نظام المعلومات الاداري.


و تشمل هذة المجموعه مدير النظام و محللى النظم و المبرمجين و مدير العمليات و مشغلى النظام و مدخلى البيانات و مدير قاعده البيانات و مدير امن النظام، و غيرهم. و يعد الافراد محور الكفاءه الجوهريه لنظم المعلومات بعامه فالمكتبات و مراكز المعلومات و نظم المعلومات الاداريه بها علي و جة الخصوص.


سابعا: اداره المعلومات ( الاداريه ) Information Management :


تتولي اداره المعلومات مهام التخطيط و التنظيم و التوجية و الرقابه و التقييم لجميع انشطه نظام المعلومات الادارى و اعماله. و من المعلوم ان العامل الحاسم و الجوهرى فنجاح او فشل نظم المعلومات الاداريه فالمكتبات و مراكز المعلومات هو الاداره بقيادتها و كادرها الادارى و التقنى المتخصص.


التخطيط لانشاء نظام معلومات اداري:


ان نظام المعلومات الادارى هو قبل جميع شيء مشروع يتطلب تخطيطا و تقييما و دراسه جدوي و موارد و وقت و جدوله لانشطه متعدده و معقدة. و حتي يحقق نظام المعلومات الادارى فالمكتبات و مراكز المعلومات اهدافه، لابد من اتباع الاسلوب العلمى فالتخطيط له، و ان يصمم بحيث يؤمن احتياجات كل المستفيدين و خاصه المديرين منهم من المعلومات فالوقت المناسب و بكيفية اقتصادية.


و ممكن اعتماد الاسلوبين الاتيين فالتخطيط لانشاء نظام معلومات ادارى فالمكتبه او مركز المعلومات:


1- التخطيط علي اساس الاهداف: اي تحديد اهداف المكتبه او مركز المعلومات و من بعدها تخطيط و تصميم نظام المعلومات ليحقق هذة الاهداف.


2- التخطيط علي اساس المشكلات: اي تصميم نظام معلومات ادارى يصبح قادرا علي مساعده اداره المكتبه او مركز المعلومات علي تحديد المشكلات و ايجاد الحلول و اختيار الحل الافضل.


و ربما يصبح من الصعب عمليا الاعتماد علي اسلوب و احد دون الاخر. لذا، لابد ان يصبح نظام المعلومات الادارى فالمكتبه او مركز المعلومات قادرا علي تحقيق الاهداف، و ان يقدم فالوقت نفسة المعلومات التي تساعد علي حل المشكلات التي ربما تعترض طريق المكتبه و تمنعها من تحقيق اهدافها.


الخطوات الرئيسيه لتخطيط نظام المعلومات الادارى المحوسب فالمكتبات و مراكز المعلومات:


فيما يلى نذكر الخطوات الرئيسه التي يجب ان تتبعها المكتبات و مراكز المعلومات فالتخطيط لانشاء نظام معلومات ادارى محوسب:


1- تحديد الاهداف العامه للمكتبه و الاهداف الفرعيه لكل دائره و قسم من اقسامها:


و تعتبر هذة الاهداف الاطار السياسى الذي يجب ان يلتزم بة نظام المعلومات الادارى المحوسب و لا يظهر عنه.


2- تحديد اشياء المستفيدين من المعلومات: نظام المعلومات الادارى المحوسب الناجح هو الذي يوفر المعلومات التي تلبى حاجه المستفيدين منة بدقه و يستجيب للتطورات التي ربما تطرا علي هذة الحاجات.


3- تحديد الاشخاص و الجهات التي تحتاج المعلومات: يجب ان يحدد نظام المعلومات الادارى المحوسب الناجح الاشخاص و الدوائر و الاقسام و الجهات المخوله بالحصول علي المعلومات. و يعنى ذلك تحديد المستفيدين الداخليين و الخارجيين من النظام، و اي نوع من المعلومات يمكنهم الحصول عليها.


4- تحديد شكل المعلومات و طرق عرضها و اوقات جمعها: يجب تحديد الطرق التي ستجمع بواساطتها هذة المعلومات و اسلوب عرضها ( قوائم بيليوغرافيه او معلومات نصيه او تقارير مطبوعه او جداول او رسومات بيانيه او ارقام، الخ). كما يجب تحديد اوقات جمع و اعداد هذة المعلومات (يوميا او اسبوعيا او شهريا او فصليا او نص سنوى او سنويا ). و باستعمال الحاسوب فايامنا هذة اصبحت المعلومات تجمع و تخزن مباشرة.


5- بيان كيفية تخزين المعلومات: يجب سياسه مكتوبه و واضحه تحدد كيفية الاحتفاظ بالمعلومات و تخزينها بعد جمعها. فهل تخزن المعلومات علي اشرطه ممغنطه او اسطوانات ممغنطه او اسطوانات الليزر، او غيرها.


6- تحديد نوع اجهزه الحاسوب المناسبه للنظام و عددها.


7- تحديد كيفية استرجاع المعلومات و نقلها: ان الهدف الاساس من جمع المعلومات و تخزينها هو استرجاع و الافاده منها. لذا يجب ان يحدد النظام طرق و وسائل استرجاع المعلومات و نقلها من اماكن تخزينها فالحاسوب الي المستفيدين منها. اذ ممكن نقل المعلومات بوسائل متعدده منها: التقارير الشفويه و التقارير المطبوعه بواسطه الحاسوب و المصغرات الفيلميه و شاشات الحاسوب، و غيرها.


8- ادامه المعلومات: حتي تستجيب المعلومات للاشياء المتغيره لابد ان يشتمل نظام المعلومات الادارى المحوسب فالمكتبات و مراكز المعلومات علي كيفية منظمه لتحديث المعلومات و ادامتها، و جعلها مواكبه لاحدث المستجدات و التطورات. و يتضمن نظام التحديث و الادامه كذلك تحديد و ايضاح كيفية التخلص من المعلومات التي لم تعد المكتبه او مركز المعلومات بحاجه اليها. فنظام المعلومات الادارى المحوسب الناجح هو الذي يصمم بحيث يغذى و بصفه دائمه بالمعلومات الحديثة و يتخلص من المعلومات القديمه عديمه الفائدة.


9- الرقابه علي النظام: تعتبر الرقابه و سيله اساسيه لمعرفه مدي التقدم الذي احرزة النظام و المشكلات التي يواجهها. لذا لابد من تغذيه راجعه لاداره المكتبه او مركز المعلومات او لاداره و حده المعلومات فهذا المجال. اذ تمكن التغذيه الراجعه الاداره من اجراء التعديلات و التغييرات اللازمه فالوقت المناسب و باقل التكاليف.


10- اعتبارات اخرى: هنالك نواح اخري يجب ان تؤخذ بعين الاعتبار عند التخطيط لانشاء نظام معلومات ادارى محوسب،وهي:


المركزيه و اللامركزية.


الكادر البشري: مؤهلاتة و خبراتة و طرق تدريبه.


سريه المعلومات و امنها.


الانظمه الوظيفيه الفرعيه للنظام: النظام الفرعى للمعلومات التسويقية، النظام الفرعى لمعلومات الانتاج، النظام الفرعى لمعلومات الموارد البشرية، النظام الفرعى للخدمات المعلوماتية، النظام الفرعى للمعلومات المالية، الخ.


خصائص نظام المعلومات الادارى المحوسب المثالي:


هنالك مجموعه من الخصائص التي يجب توافرها فنظام المعلومات الادارى المحوسب المثالي، هي:


هنالك مجموعه من الخصائص التي يجب توافرها فنظام المعلومات الادارى المحوسب المثالي، هي:


1- التكامل بين عناصر النظام ( Integration ): و ذلك يعنى ان يمثل النظام و حده متماسكه و متكامله من العمليات و الانشطه بمعني تكامل الانظمه الفرعيه لنظام المعلومات الادارى بحيث يصبح نشاط اي نظام فرعى مكملا لانشطه النظم الفرعيه الاخرى. فمخرجات نظام تسويق المعلومات مثلا هى مدخلات لنظم الخدمات و الماليه و الموارد البشريه

• أهداف نظام المعلومات والمكتبات
• تحدثي عن حاجه المديرين للمعلومات